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Publié le , mis à jour le par Loïc Le Gac

Choisir son LMS : les étapes préalables

Choisir son LMS, son Learning Management System, engage et conditionne vos projets de formation incluant du digital. Ce n’est donc pas une décision à prendre à la légère. Il faut une bonne dose de méthode et bien faire l’inventaire de ses besoins.

 

 
Dans ce premier article de notre dossier sur le choix de sa plateforme LMS, nous verrons quelles questions il est impératif de se poser avant de se lancer dans l’acquisition d’un tel outil.
Il existe aujourd’hui une multitudes de solutions LMS avec des tarifs allant d’une dizaine d’euros à plus de mille euros par mois en fonction des spécificités de chacune. Choisir un LMS, c’est avant tout répondre aux multiples besoins de sa formation.

Qu’il s’agisse de critères fonctionnels ou bien encore de tarifs, voici toute une liste de questions à vous poser pour vous aider à faire un choix éclairé parmi la multitude des LMS existants sur le marché.

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Le LMS n’a pas vocation à répondre à vos problématiques de formation

Les LMS ou Learning Management System, sont des plateformes logicielles dont la mission première est de permettre la gestion et la diffusion de vos formations, notamment en ligne. Ici nous visons en particulier le fait de disposer d‘un logiciel pour diffuser des parcours de formation professionnelle digitaux ou en blended-learning (hybride entre digital et présentiel).

Première prise de conscience importante : le LMS est un outil au service de vos projets. Il ne doit pas devenir celui qui en dicte et en conditionne le contenu et la forme. Comme tout outil il doit vous servir et non pas vous imposer une manière de faire. Ce n’est pas dans le LMS que vous trouverez la solution pour engager vos apprenants.
Il constitue le socle à partir duquel vous pouvez concevoir des solutions de formation qui interpellent, intéressent et motivent.

Une conséquence immédiate de ce constat : le choix d’un LMS doit intervenir après avoir défini vos ambitions et identifié les modalités pédagogiques que vous souhaitez mettre en place, sans oublier les équipes qui vont s’en charger.

Pensez d’abord contenu, objectif, stratégie et ensuite outil et logiciel !

 

Téléchargez notre infographie :
les 15 étapes clés pour réussir la digitalisation de ses formations
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Les critères pour choisir son LMS : une démarche structurée

La première étape à mettre en oeuvre afin de choisir un Learning Management System est de faire un inventaire le plus complet possible de vos besoins. Votre stratégie digitale de formation étant établie, celle-ci implique toute une série de critères pour le choix de votre LMS.

A quoi ressemblent ces critères ?

  • Ils sont techniques :
    – quelle intégration à votre SI ?
    – quelle gestion des droits ?
    – quel débit minimum de diffusion ?
  • Ils sont fonctionnels :
    – vos contenus vont-ils devoir être visualisés sur des terminaux mobiles ?
    – quels types d’exercices et d’activités avez-vous l’intention de proposer ?
    allez-vous utiliser de la vidéo ?
  • De quelle manière vos apprenants vont-ils accéder aux contenus :
    – librement ?
    – sur inscription ?
    – de manière granulaire ?
    – sous la forme de parcours ?
    – comment allez-vous créer vos contenus ?
    – souhaitez-vous être autonomes dans la mise en ligne ?
    – souhaitez-vous utiliser des outils auteur tiers et intégrer des packages SCORM ?
  • Comment allez-vous gérer la communication avec vos apprenants :
    vous faut-il un forum ?
    – des outils de relance ?
    souhaitez-vous gamifier vos parcours, sous quelle forme ?

 
L’ensemble de ces critères vont constituer votre grille de sélection qui va permettre de vous repérer dans les différentes offres disponibles et d’établir un cahier des charges pour les fournisseurs. Sachant qu’aucun Learning Management System ne répond à l’ensemble des besoins il faut également que vous définissiez quels sont les critères que vous jugez indispensables et pour les critères moins importants quelles sont vos solutions alternatives.

Votre grille et votre cahier des charges en main, vous voilà armé pour réaliser une première short-list de fournisseurs et les leur soumettre.

 

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Faire un test avant de choisir sa plateforme LMS

Comme disait Saint Thomas il est bon de croire mais cela ne dispense pas de vérifier. Il est essentiel que vous vous fassiez faire une démonstration des logiciels que vous avez sélectionnés. Dans l’idéal il est particulièrement efficace de fournir un scénario réel que les candidats à votre mise en concurrence devront mettre en situation.

Là encore la démonstration n’est pas forcément suffisante. Demandez aux fournisseurs de vous ouvrir une session d’essai avec laquelle vous allez pouvoir tester l’ergonomie de la solution, sa simplicité et ses fonctionnalités afin de déterminer si la plateforme correspond exactement à vos besoins.

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Attention aux tarifs : quel LMS choisir ?

La plateforme semble vous convenir mais est-elle dans vos moyens et surtout conviendra-t-elle à votre évolution ? Il faut pour cela obtenir les différents éléments de tarification :

  • coût de mise en place,
  • coût de formation,
  • coût de fonctionnement.

Sur ce dernier un point d’attention : il faut distinguer les utilisateurs actifs et les utilisateurs connectés. Suivant votre situation, cela peut faire toute la différence. La plupart des prestataires distinguent les utilisateurs qui sont simplement inscrits sur la plateforme ou un parcours et les utilisateurs actifs, qui utilisent les contenus mis à disposition.

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Penser à l’avenir : anticiper l’évolution de votre formation

Enfin, avant de prendre votre décision finale, il faut que vous vous projetiez dans la période d’exploitation du LMS :

  • Que se passe-t-il en cas de dysfonctionnement de la plateforme ?
  • Quelles sont vos garanties ?
  • Quel est le temps garanti de rétablissement ?
  • Quelles est la disponibilité et la réactivité de la maintenance ?
  • Quels sont les moyens humains mis à disposition ?
  • A quelle fréquence bénéficierez-vous de nouvelles versions ?
  • Quelle est la solidité dans le temps de l’entreprise qui candidate ?

Last but not least, anticipez l’avenir. Si jamais vous décidez de changer de plateforme :

  • comment pourriez-vous récupérer vos contenus ?
  • Existe-t-il des fonctionnalités d’export ?

La mise en ligne de vos contenus est un travail qui peut être long et coûteux, et fastidieux à recommencer.

 
Voilà quelques conseils de base pour se lancer dans le chantier qui vise à choisir votre plateforme de digital learning. Dans un prochain article nous reviendrons en détail sur les critères et les fonctionnalités qu’il faut interroger.

 

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